出張書類の自由形式テンプレート集｜申請書・報告書・精算書のサンプル

会社に出張書類のフォーマットがない、または自由形式で提出してよいと言われたときに使える、 コピペ前提のシンプルなテンプレートを用途別にまとめました。 そのままWord・Googleドキュメント・メール本文・Markdownなどに貼り付けて使えます。

より整った見た目で出したい場合は、最後に紹介する作成ツールをそのままお使いください。

1. 出張申請書テンプレート（自由形式）

事前承認用。A4 1枚に収まる最小構成です。

【出張申請書】

申請日: 2026-05-08
申請者: 営業部 山田太郎（社員番号 12345）

1. 出張期間   : 2026-05-20 〜 2026-05-22（3日間）
2. 出張先     : 大阪府 / 株式会社A商事 購買部 佐藤部長
3. 出張目的   : 新製品Xの年間契約交渉、納期確定
4. 業務内容   : 価格交渉、契約書ドラフト確認、物流拠点視察
5. 交通手段   : 東京↔新大阪 新幹線（普通車指定席・往復）
6. 宿泊       : 大阪市内ビジネスホテル 2泊
7. 概算費用   : 交通費 30,000円 / 宿泊費 24,000円 / 日当 9,000円
              合計 63,000円
8. 仮払希望   : 50,000円

以上、ご承認のほどよろしくお願いいたします。

承認: 部長 ___________  課長 ___________

項目の詳しい意味と書き方のコツは 出張申請書の書き方 にまとめています。

2. 出張報告書テンプレート（自由形式）

帰任後の報告用。成果欄を厚めに書くのが通すコツです。

【出張報告書】

報告日: 2026-05-23
報告者: 営業部 山田太郎

1. 出張期間   : 2026-05-20 〜 2026-05-22（3日間）
2. 出張先     : 大阪府 / 株式会社A商事 購買部 佐藤部長
3. 出張目的   : 新製品Xの年間契約交渉、納期確定
4. 同行者     : なし

5. 業務内容（時系列）
   5/20 14:00 株式会社A商事 訪問、価格交渉
   5/21 10:00 契約書ドラフト確認、納期擦り合わせ
   5/22 13:00 大阪物流センター視察、現場ヒアリング

6. 成果
   - 年間契約 月間1,000台での基本合意
   - 単価は当社提示額の98%で着地
   - 次回見積提出期限 2026-05-30 で合意

7. 課題・所感
   - 物流側の繁忙期対応に懸念。在庫バッファの提案を別途検討する。

8. 次アクション
   - 5/30 までに正式見積をメール送付（担当：山田）
   - 6月第1週に契約書最終ドラフトをこちらから提示

9. 費用実績
   交通費 31,200円 / 宿泊費 24,000円 / 日当 9,000円 / 合計 64,200円

3. 旅費精算書テンプレート（自由形式）

仮払金がある場合は差額を必ず明記します。

【旅費精算書】

精算日: 2026-05-23
精算者: 営業部 山田太郎

出張期間: 2026-05-20 〜 2026-05-22（3日間）
出張先  : 大阪府 / 株式会社A商事

【行程】
日付       区間                       手段       金額
5/20       東京 → 新大阪              新幹線     14,500円
5/20       新大阪 → 大阪              在来線        180円
5/22       大阪 → 新大阪              在来線        180円
5/22       新大阪 → 東京              新幹線     14,500円
                                      小計       29,360円

【宿泊】
日付       ホテル名                              金額
5/20       大阪◯◯ホテル                       12,000円
5/21       大阪◯◯ホテル                       12,000円
                                      小計       24,000円

【日当】
3日 × 3,000円 = 9,000円

【合計】
旅費合計 : 62,360円
仮払金   : 50,000円
精算額   : 12,360円（追加支給希望）

領収書は別添のとおり。

勘定科目や消費税の扱いは 旅費精算書の勘定科目と消費税、 領収書がない場合は 領収書がない時の精算とインボイス対応 を参考にしてください。

4. 簡易メール報告テンプレート

1日出張・社内向けの軽い報告ならメール本文1通で済ませられます。

件名: 【出張報告】2026-05-20 大阪A商事訪問の件

◯◯部長

お疲れさまです。山田です。
本日の大阪A商事訪問について、下記のとおりご報告いたします。

■ 訪問先 : 株式会社A商事 購買部 佐藤部長
■ 目的    : 新製品Xの年間契約交渉
■ 結果    : 単価98%・年間契約で基本合意
■ 次     : 5/30までに正式見積を送付

詳細は別途、出張報告書として共有します。
費用は別途、旅費精算書で精算いたします。

以上、よろしくお願いいたします。

テンプレートを使うときの注意

• 固有名詞は必ず差し替える：会社名・人名・金額・日付。
• 数字は領収書と一致させる：申請書・報告書・精算書で同じ数字を使う。
• 外貨建ては円換算額を併記：為替レートとレート日も書く。
• 承認欄を残す：紙運用なら押印欄、デジタルなら承認者の氏名欄を必ず置きます。

テンプレートをコピペで終わらせたくない方へ

自由形式で済ませると毎回フォーマットが微妙にズレて集計時に困ることがあります。作成ツールを使えば、入力するだけで日当を自動計算し、 A4で見栄えのするPDFをすぐに出力できます。アカウント登録は不要、データはサーバーに送信されません。

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