出張旅費規程のテンプレート（ひな形）｜日当・宿泊費の決め方と相場

本記事のひな形は一般的な例です。金額や条文は自社の実態に合わせて調整し、 税務上の扱いについては顧問税理士等にご確認ください。

出張旅費規程とは

出張旅費規程は、出張時の交通費・宿泊費・日当をいくらまで、どういう基準で支給するかを定めた社内ルールです。 規程があることで、次の3つが成り立ちます。

• 支給額が人によってぶれず、精算のたびに判断しなくて済む。
• 規程にもとづく日当は、通常必要な範囲であれば、受け取る側で所得税が非課税になる。
• 規程にもとづく出張旅費は、消費税の出張旅費等特例（帳簿のみで仕入税額控除）の前提になる。

規程で決めること

出張旅費規程のひな形

小規模な会社向けの、最小限の構成です。◯の部分と金額を書き換えて使ってください。

出張旅費規程

第1条（目的）
この規程は、役員および従業員（以下「社員」という）が業務のため
出張する場合の旅費について定める。

第2条（適用範囲）
この規程は、すべての役員および従業員に適用する。

第3条（出張の定義）
1. 出張とは、会社の命令により、通常の勤務地を離れて業務を行うことをいう。
2. 日帰り出張とは、勤務地から片道100km以上の地域への、宿泊を伴わない出張をいう。
3. 宿泊出張とは、宿泊を伴う出張をいう。

第4条（旅費の種類）
旅費は、交通費、宿泊費および日当とする。

第5条（出張の手続き）
1. 出張する社員は、事前に出張申請書を提出し、所属長の承認を得なければならない。
2. 緊急の場合は、口頭で承認を得たうえで、事後すみやかに申請書を提出する。

第6条（交通費）
1. 交通費は、最も経済的かつ合理的な経路および方法による実費を支給する。
2. 利用できる等級は別表1のとおりとする。
3. タクシーは、公共交通機関の利用が困難な場合、または所属長が
   必要と認めた場合に限り利用できる。
4. 自家用車を利用する場合は、事前に承認を得たうえで、
   走行距離1kmあたり◯円を支給する。

第7条（宿泊費）
宿泊費は、別表2に定める額を上限として、実費を支給する。
やむを得ない事情により上限を超える場合は、事前に所属長の承認を得る。

第8条（日当）
日当は、出張中の食事代その他の諸雑費にあてるため、別表2に定める額を支給する。

第9条（海外出張）
海外出張の宿泊費および日当は、別表3のとおりとする。

第10条（仮払い）
出張する社員は、概算旅費の範囲内で仮払いを受けることができる。

第11条（精算）
1. 出張した社員は、帰任後1週間以内に旅費精算書に領収書を添えて提出し、
   精算しなければならない。
2. 領収書を提出できない場合は、支出証明書を提出し、所属長の承認を得る。

第12条（出張の報告）
出張した社員は、帰任後すみやかに出張報告書を所属長に提出する。

第13条（出張中の事故等）
出張中に日程・経路の変更が必要になった場合は、すみやかに所属長に連絡する。

第14条（規程の改廃）
この規程の改廃は、取締役会（または代表取締役）の決定による。

附則
この規程は、◯年◯月◯日から施行する。


別表1（交通機関の等級）
  区分            鉄道              航空機
  役員            グリーン車        ビジネスクラス（海外）、普通席（国内）
  部長・課長      普通車指定席      エコノミークラス
  一般社員        普通車指定席      エコノミークラス

別表2（国内出張の宿泊費上限と日当）
  区分            宿泊費（1泊上限）  日当（宿泊）  日当（日帰り）
  役員            15,000円           5,000円       4,000円
  部長・課長      12,000円           3,500円       3,000円
  一般社員        10,000円           2,500円       2,000円

別表3（海外出張の宿泊費上限と日当）
  区分            宿泊費（1泊上限）  日当
  役員            30,000円           8,000円
  部長・課長      25,000円           6,000円
  一般社員        20,000円           5,000円
  ※ 渡航先の物価水準により、所属長の承認を得て上限を調整できる。

金額の決め方

日当

日当の金額は法律で決まっておらず、「通常必要と認められる範囲」であることが求められます。 同業種・同規模の会社の水準から大きく外れない額にするのが目安です。 役職別の相場と合計の計算は 出張手当（日当）の相場と非課税要件 にまとめています。

• 役職の区分は3〜5段階に抑える。細かくしすぎると運用が煩雑になる。
• 役員だけ極端に高い額にしない。役員と社員のバランスも見られる。
• 日帰りは宿泊ありより低く設定するのが一般的。

宿泊費の上限

宿泊料金は地域と時期で大きく変わります。全国一律の上限だと都市部で足りなくなりやすいため、 「東京・大阪など大都市は+3,000円」のように地域区分を設けるか、 「やむを得ない場合は承認を得て超過可」という条文で対応します。 数年に一度は実勢に合わせて見直します。

実費精算か定額支給か

日当を非課税にするための要件

1. 規程があること。口頭の取り決めではなく、文書で定める。
2. 全員に同じ基準で適用されること。特定の人だけに支給しない。
3. 金額が通常必要な範囲であること。
4. 出張の事実が記録されていること。申請書・報告書・精算書を残す。

4つ目が抜けがちです。規程があっても、いつ・どこへ・何のために行ったかの記録がなければ、 日当の根拠を説明できません。

一人社長・小さな会社が作るときの注意

• 法人であれば、社長1人の会社でも旅費規程を作り、日当を支給できます。
• 規程を定めたことが分かるよう、株主総会や取締役の決定の議事録を残しておくと安心です。
• 個人事業主本人には日当の制度は使えません。自分に払った日当は必要経費になりません。
• 金額を高くしすぎない。売上や給与水準と比べて不自然な額は、給与として扱われるおそれがあります。

規程と一緒に用意する書類

• 出張申請書テンプレート（第5条）
• 出張旅費精算書テンプレート（第11条）
• 出張報告書テンプレート（第12条）
• 支出証明書のテンプレート（第11条2項）

旅費精算書作成ツールでは、規程で決めた日当の単価を設定しておけば、 出張日数から日当を自動で計算できます。