旅費精算書（出張旅費精算書）の書き方｜記入例と項目別のポイント

旅費精算書（出張旅費精算書・出張精算書）は、出張で実際にかかった費用を会社に報告し、立て替えた分を受け取るための書類です。 書く内容は「いつ・どこからどこへ・何で移動して・いくらかかったか」の積み重ねで、難しい文章は必要ありません。 この記事では、2泊3日の国内出張を例に、欄ごとの書き方を説明します。

旅費精算書の記入例

東京から大阪へ2泊3日で出張し、仮払金5万円を受け取っていた場合の記入例です。

この様式は 出張旅費精算書テンプレート からエクセル・PDFでダウンロードできます。

旅費精算書に書く項目

交通費の書き方

交通費は1区間を1行で書きます。乗り換えがあっても、同じ交通機関で続けて乗った区間はまとめて構いません。

• 金額は実際に払った額を書く。ICカード運賃ときっぷ運賃が違う場合は、使ったほうの額。
• 往復をまとめるなら区間に「東京 〜 新大阪（往復）」と書き、金額も往復分にする。
• タクシーは使った理由（荷物が多い、終電後など）を備考に書くと通りやすい。
• 自家用車は走行距離 × 規程の単価で計算し、距離を備考に書く。
• 定期券の区間と重なる部分は、会社のルールに従って差し引く。

電車やバスは領収書がなくても精算できることが多いです。条件は電車代・交通費とインボイス にまとめています。

宿泊費の書き方

• 宿泊先の名称、泊数、領収書の金額を書く。
• 規程に上限がある場合、上限を超えた分は自己負担になるのが一般的。超えた理由があれば備考に書く。
• 朝食つきプランの扱い（宿泊費に含めるか）は会社ごとに違うので、規程を確認する。
• 宿泊税・入湯税がかかった場合は、領収書の内訳どおりに分けて書くと経理の処理が早い。

日当の書き方

日当は領収書のいらない定額の手当で、旅費規程の単価 × 日数で計算します。 「宿泊を伴う日」と「日帰りの日」で単価が違う会社が多いので、行を分けて書きます。

日当（宿泊を伴う日） 3,000円 × 2日 = 6,000円
日当（日帰り・最終日） 2,000円 × 1日 = 2,000円
                              小計   8,000円

単価の目安は 出張手当（日当）の相場と非課税要件 を参考にしてください。同じページで日当の合計も計算できます。

合計・仮払金・差引精算額の書き方

交通費 小計        31,600円
宿泊費 小計        24,000円
日当・その他 小計    8,000円
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合計（A）          63,600円
仮払金（B）        50,000円
差引精算額（A−B）  13,600円  → 追加で受け取る

仮払金のほうが多かった場合は差引がマイナスになります。「△」をつけて書き、差額を会社に返します。 仮払金を受け取っていなければ、仮払金は0円（または空欄）で、合計がそのまま受け取る額です。

差し戻されやすいポイント

1. 領収書の金額と合わない：端数を丸めたり、記憶で書いたりしない。
2. 申請した経路と違う：変更した理由を備考に書く。
3. 日数の数え方：日当の日数は出発日と帰着日を含めるのが一般的。規程を確認する。
4. 私用の費用が混ざっている：出張の前後に私用で延泊した分は除く。
5. 領収書の宛名：個人名や空欄で受け取ってしまった場合は、領収書の宛名の扱い を参照。
6. 領収書がない：対処は 領収書を紛失した時の対処法 へ。

いつまでに出すか

社内の期限は「帰任後1週間以内」「当月末まで」などが多く、月をまたぐと経理の締め処理に影響します。 とくに決算期をまたぐと会社側の処理が複雑になるため、その月のうちに出すのが基本です。

海外出張の場合

• 外貨で払った費用は、外貨額・換算レート・円換算額を並べて書く。
• レートは、会社の規程で決まった日（支払日、出発日、カード請求時など）のものを使う。
• クレジットカードで払った分は、カード明細の円額をそのまま使うのが確実。

旅費精算書作成ツールは11通貨に対応しており、レートを入れると円換算額を自動で計算します。

入力するだけで精算書を作る

行程と宿泊を入力すれば、小計・日当・合計・仮払金との差額まで自動で計算し、A4のPDFにできます。 行はいくつでも追加でき、登録は不要です。様式だけ欲しい場合はエクセル・PDFのテンプレートをどうぞ。