出張の領収書を紛失した・もらい忘れた時の対処法｜支出証明書テンプレート付き

本記事は一般的な実務解説です。個別の税務判断は顧問税理士等にご確認ください。

領収書がなくても、多くの場合は精算できます。大事なのは「払った事実」と「業務のための支出だったこと」を別の方法で示すことです。 次の順番で対処します。

1. そもそも領収書が必要な支出かを確認する
2. 再発行を頼む
3. 代わりになる記録を集める
4. 支出証明書を書いて上長の承認を得る

1. 領収書が必要な支出かを確認する

次の支出は、もともと領収書がなくても精算・経理処理できることが多いものです。

それぞれの条件は 領収書がない時の精算とインボイス対応 と電車代・交通費とインボイス で説明しています。 ただし、税務上は不要でも、社内ルールで領収書を求めている会社はあります。まず自社の旅費規程を確認してください。

2. 再発行を頼む

ホテル、航空会社、新幹線のネット予約、レンタカーなどは、再発行やWebでの再表示に対応していることが多いです。

依頼するときは、次の情報を伝えるとスムーズです。

• 利用日時、金額、支払方法（カードなら下4桁）
• 予約番号や予約名
• 宛名（会社名）

店側に再発行の義務はなく、二重発行を避けるために断られることもあります。 再発行された領収書には「再発行」と書かれるのが普通で、そのまま提出して問題ありません。

3. 代わりになる記録を集める

• クレジットカードの利用明細：日付・支払先・金額が分かる。
• 予約確認メール・予約サイトの履歴：宿泊日、施設名、料金が分かる。
• 交通系ICカードの利用履歴：駅の券売機やアプリで表示・印字できる。
• 決済アプリの履歴：スクリーンショットを保存する。
• レシート：領収書でなくレシートでも、日付・店名・金額・内容が分かれば十分使える。

注意点として、クレジットカードの利用明細だけでは、消費税のインボイス（適格請求書）の代わりにはなりません。 明細には税率や登録番号など必要な記載がないためです。支払の事実を示す資料としては有効ですが、領収書と同じ扱いにはならないと考えてください。

4. 支出証明書を書く

再発行ができなかった場合は、本人が支出の内容を書いて上長が承認する支出証明書（支払証明書・領収書紛失届）で代替します。

支出証明書テンプレート

【支出証明書】

提出日: 2026-10-23
所属・氏名: 営業部 山田太郎

下記の支出について、領収書を提出できないため、本書をもって証明します。

1. 支出日   : 2026-10-20
2. 支払先   : ◯◯タクシー株式会社
3. 金額     : 1,800円（税込）
4. 支払方法 : 現金
5. 内容     : 大阪駅から株式会社A商事までのタクシー代
6. 業務上の必要性 :
     サンプル機材（約15kg）を持参しており、公共交通機関での移動が困難だったため
7. 領収書を提出できない理由 :
     降車時に受け取ったが、帰任までに紛失した。
     タクシー会社に再発行を依頼したが、対応不可との回答だった。
8. 添付資料 : なし

上記のとおり相違ありません。
本人 署名 ____________

承認: 所属長 ____________   経理 ____________

書き方のポイント

• 支払先は正式名称で。分からなければ店舗名と所在地を書く。
• 業務上の必要性を具体的に書く。誰と、何のために、が分かるように。
• 提出できない理由は正直に書く。再発行を試みた場合は、その結果も書く。
• カード明細や予約メールがあれば添付する。

税務上の扱い

経費（損金）として認められるか

法人税・所得税の上では、領収書がないことだけを理由に経費が否定されるわけではありません。 支出の事実と業務との関連が、帳簿や他の資料から確認できることが重要です。 ただし、金額が大きいものや件数が多い場合は、証拠として弱くなります。

消費税の仕入税額控除

消費税では、原則としてインボイス（適格請求書）の保存が仕入税額控除の要件です。 インボイスをなくし、再発行も受けられず、特例（公共交通機関特例・出張旅費等特例・少額特例など）にも当たらない場合、 その支出については仕入税額控除ができない可能性があります。 経理担当者は、支出証明書で精算した分の消費税区分を確認してください。

社内ルールとして決めておくこと

• 支出証明書で精算できる上限額（例: 1件5,000円まで、それ以上は部長決裁）
• 年に何回まで認めるか
• 再発行を試みることを条件にするか
• 添付を求める資料（カード明細など）

旅費規程に書いておくと、判断がぶれません。規程の作り方は出張旅費規程のテンプレート を参考にしてください。

なくさないための工夫

• 受け取ったらその場でスマートフォンで撮影する。
• 出張用の封筒やクリアファイルを1つ決めて、すべてそこに入れる。
• ネット予約・キャッシュレス決済を使い、履歴が残るようにする。
• 帰任した日のうちに旅費精算書を書く。

領収書の宛名が違っていた場合

領収書はあるが、宛名が個人名・上様・空欄だったという場合は、出張の領収書の宛名はどう書く？ を参照してください。