出張計画書の書き方｜記入例とコピペ用テンプレート

出張計画書は、出張の目的・日程・訪問先・費用の見込みを出発前にまとめる書類です。 上長が「行く価値があるか」「日程と費用は妥当か」を判断する材料になります。

出張申請書との違い

多くの会社では1枚にまとめており、申請書に日程欄があれば計画書を別に作る必要はありません。 海外出張や複数の訪問先を回る出張など、日程が複雑なときに計画書を別紙として添えるのが一般的です。 申請書の書き方は 出張申請書の書き方 を参照してください。

出張計画書に書く項目

1. 出張者：所属・役職・氏名。同行者がいれば全員。
2. 出張期間：出発日から帰着日まで。
3. 出張の目的：何を達成するための出張か。
4. 日程表：日ごとの移動・訪問先・面談相手・用件。
5. 期待する成果：出張後にどうなっていれば成功か。
6. 費用の見積：交通費・宿泊費・日当・その他。
7. 準備するもの：資料、サンプル、手土産など（必要な場合）。

出張計画書の記入例

【出張計画書】

作成日: 2026-10-13
出張者: 営業部 主任 山田太郎

1. 出張期間 : 2026-10-20 〜 2026-10-22（3日間）
2. 出張先   : 大阪府大阪市
3. 目的     : 新製品Xの年間契約に向けた価格・納期の最終交渉

4. 日程
   10/20（火）
     09:30 東京発（新幹線）→ 12:00 新大阪着
     14:00 株式会社A商事 購買部 佐藤部長
           価格条件の提示、年間数量の確認
     宿泊: 大阪市内
   10/21（水）
     10:00 株式会社A商事 佐藤部長、法務ご担当
           契約書ドラフトの確認、納期の確定
     15:00 株式会社B物産 資材課 鈴木課長
           新規取引のご挨拶、製品紹介
     宿泊: 大阪市内
   10/22（木）
     13:00 大阪物流センター 視察
     16:00 新大阪発 → 18:30 東京着

5. 期待する成果
   - A商事: 年間契約の基本合意（月間1,000台、単価は提示額の97%以上）
   - B物産: 見積依頼の獲得

6. 費用見積
   交通費 31,600円（新幹線往復 29,440円、現地移動 2,160円）
   宿泊費 24,000円（12,000円 × 2泊）
   日当    8,000円
   合計   63,600円

7. 準備物
   製品カタログ 10部、契約書ドラフト 2部、サンプル 1台

書き方のポイント

目的は「決めたいこと」で書く

「打ち合わせのため」「情報交換のため」では判断できません。 「年間契約の価格と納期を確定させる」のように、出張で決めたいことを書きます。

日程表は訪問先ごとに用件を書く

訪問先の名前だけでなく、誰に会って何を話すかまで書きます。 1日に1件しか予定がない日があれば、空き時間の使い方（別の訪問先、移動、資料作成）も書いておくと説明しやすくなります。

成果は数字か状態で書く

「関係を強化する」ではなく「見積依頼をもらう」「基本合意を得る」のように、 出張後に達成できたかどうか判定できる形にします。そのまま出張報告書の「成果」欄と対応させられます。

費用は根拠を書く

合計だけでなく、単価 × 回数が分かるように書きます。新幹線や航空券は、実際の運賃を調べた額を使います。

海外出張の計画書で追加する項目

• 渡航先の国・都市と、現地での連絡先
• フライトの便名と発着時刻
• ビザ・保険の要否
• 外貨建ての費用と、見積に使った換算レート
• 現地の安全情報（必要な場合）

計画書から報告書・精算書へ

計画書に書いた目的・日程・費用は、帰ってからの出張報告書と旅費精算書でそのまま使います。 計画と実績を並べて書けるよう、項目の順番を揃えておくと楽です。

様式が必要な場合は 出張申請書テンプレート（エクセル/PDF） に 日程と概算費用の欄があります。作成ツールなら、入力するだけで概算費用つきの出張調書をPDFにできます。