海外出張旅費精算書テンプレート（無料・登録不要）｜外貨換算つきエクセル・PDF
外貨で支払った経費を円に換算して精算する海外出張用の精算書です。エクセル版は外貨金額 × レートの円換算額、小計・合計・差引精算額を自動で計算します。
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行はいくつでも追加でき、日当と合計は自動計算。入力が終わればA4のPDFで保存できます。 登録不要・無料で、入力内容はブラウザの外に送信されません。
外貨を自動換算して精算書を作る各項目の書き方
| 項目 | 書き方 |
|---|---|
| 渡航先・出張目的 | 国・都市と訪問先の会社名、目的を書きます。 |
| 換算レート | 使ったレートとその根拠（クレジットカード明細の確定レート、両替時のレート、規程で定めた日の公示レートなど）を書きます。 |
| 経費明細 | 1支払い1行で、通貨・外貨金額・レートを書きます。円で払った航空券などは通貨をJPY、レートを1にします。 |
| 円換算額 | 外貨金額 × レートを円未満四捨五入した額です。エクセル版では自動で入ります。 |
| 日当（海外） | 旅費規程の海外日当の単価 × 日数で計算します。機内泊の日の扱いは規程を確認します。 |
| 仮払金・差引精算額 | 出発前に受け取った仮払金（外貨で受け取った場合は円換算額）を書きます。 |
書くときのポイント
- レートの決め方（カード明細・両替レート・TTMなど）は社内で統一する。行ごとに違うレートを使う場合は備考に根拠を残す。
- クレジットカード払いは、明細の確定円額があればそれをそのまま使うのが一番確実。
- 外貨の領収書には日付・金額・店名が読めるように、日本語でメモを添えておく。
- 航空券に含まれる燃油サーチャージや空港使用料も交通費として計上する。
よくある質問
換算レートはどれを使えばいいですか？
会社の旅費規程に従います。決まりがなければ、カード払いはカード明細の円額、現金払いは両替したときのレートを使うのが実額に近く、説明もしやすい方法です。
複数の通貨を使った場合は？
行ごとに通貨とレートを書けます。換算レートの欄には通貨ごとのレートを並べて書いてください。
海外出張の経費に消費税はかかりますか？
海外出張の日当・現地の交通費・宿泊費は課税仕入れになりません（現地での支払いは不課税、国際線の航空券は免税）。国内出張と扱いが違うので、経理に回すときに区別しておきます。